Tietosuojaseloste – MyKONE-asiakasportaali ja KONE Online -portaali

Tämä tietosuojaseloste (”Tietosuojaseloste”) sisältää yleistä tietoa siitä, miten KONE Oyj sekä sen työntekijät, yhteistyökumppanit, tytäryhtiöt ja konserniyhtiöt (”KONE”) käsittelevät jäljempänä määriteltyjä henkilötietoja myKONE-asiakasportaalissa ja/tai KONE Online -portaalissa (”Asiakasportaali”). KONE ja KONEn asiakas (”Asiakas”) tarjoavat Asiakasportaalin käyttöösi yksinomaan ammattitoimintasi hoitamista varten siltä osin kuin se liittyy KONEen Asiakkaalle asentamiin, modernisoimiin tai huoltamiin nimettyihin hisseihin, liukuportaisiin, automaattioviin tai muuhun laitteistoon (yhdessä ”Laitteet”). Henkilötietojasi saatetaan käsitellä myös Asiakkaan toimesta käyttäessäsi Asiakasportaalia.

Tämä Tietosuojaseloste täydentää KONEen globaalia tietosuojaselostetta, joka on saatavilla osoitteessa www.kone.com/fi/tietosuojaseloste.aspx.

KONE Oyj

Katuosoite:

KONE Building
Keilasatama 3, 02150 Espoo
Puhelin: +358 204 751

Yhteystiedot: Voit ottaa yhteyttä KONEeseen kone.com-verkkosivustolla osoitteessa www.kone.com/fi/yhteystiedot.aspx olevan yhteydenottolomakkeen kautta. Valitse vaihtoehto ”Henkilötietokysely”.

Jotta voimme tunnistaa sinut Asiakkaan edustajaksi, KONE kerää sinusta alla kuvatut henkilötiedot. Näiden tietojen perusteella sinulle luodaan käyttäjätili Asiakkaan edustamista varten. Käyttäjätili on edellytys Asiakasportaalin käytölle sekä sille, että KONE voi tarjota Asiakasportaalin.

• KONEen tuotteiden ja palveluiden tarjouskilpailutus: Kun KONE toimittaa Asiakkaalle ensimmäisen tarjouksen pyydetyistä tuotteista ja/tai palveluista ja sinä toimit tarjousprosessissa Asiakkaan valtuutettuna edustajana, sinulle luodaan käyttäjätili, jonka avulla pääset tarkastelemaan tarjoukseen liittyviä tietoja Asiakasportaalissa.
• KONE Care™ Online: Jos sinulla on jo käyttäjätili KONE Care™ Online -järjestelmään (Asiakasportaalin edeltäjä), voit käyttää Asiakasportaalia samalla käyttäjätilillä.

Kun käytät Asiakasportaalia, KONE kerää sinusta seuraavia tietoja: nimi; titteli tai muut vastaavat Asiakkaan edustajatiedot; käyttäjätunnus; sähköpostiosoite; muut osoitetiedot; matkapuhelinnumero; KONE Care™ Online- tai KONE Mobile -järjestelmistä Asiakasportaaliin siirtyvät tiedot; Asiakasportaalissa tehtyjen pyyntöjen tai annettujen tietojen ajankohta (aika ja päivämäärä); sekä Asiakasportaalin käyttöä koskevat analytiikkatiedot, kuten tieto siitä, milloin ja miten olet käyttänyt Asiakasportaalia (katso tarkemmin kohta 6). Asiakasportaali on integroitu KONEen asiakkuudenhallintajärjestelmään (CRM), ja Asiakasportaali hyödyntää CRM-järjestelmään tallennettuja tietoja käyttäjäsi tunnistamiseksi. Lisäksi KONE Care™ Online -järjestelmän yhteydessä sinusta kerättyjä henkilötietoja voidaan käsitellä Asiakasportaalin kautta.

Edellä kuvattuja tietoja kutsutaan jäljempänä tässä Tietosuojaselosteessa ”henkilötiedoiksi”.

Mikäli annat KONEelle tai sallit KONEen kerätä Asiakasportaalin yhteydessä henkilötietoja, jotka koskevat toista henkilöä, vakuutat, että sinulla on kyseisen henkilön antama suostumus tai muu soveltuvan lainsäädännön mukainen valtuutus luovuttaa kyseiset tiedot KONEelle ja Asiakkaalle käsiteltäviksi tässä Tietosuojaselosteessa kuvatulla tavalla. Huolehdit myös siitä, että kyseinen henkilö saa tämän Tietosuojaselosteen tai että hänet saatetaan muutoin tietoiseksi sen sisällöstä.

KONE kerää ja käsittelee henkilötietoja KONEen oikeutetun edun perusteella. Henkilötietoja kerätään ja käsitellään erityisesti seuraavia tarkoituksia varten:

• mahdollistaa Asiakasportaalin toiminta ja käyttö;
• analysoida Asiakasportaalin käyttöä;
• havaita, analysoida ja korjata Asiakasportaalin mahdollisia virheitä ja puutteita;
• tukea ja edistää KONEen liiketoimintaa, mukaan lukien myynnin tukeminen sekä toimitusten ja palveluiden hallinta;
• käsitellä reklamaatioita ja vaateita, varmistaa vaatimustenmukaisuus, toteuttaa riskienhallintaa sekä tuottaa asiakaspalvelua;
• hoitaa laskutusta;
• olla yhteydessä Asiakkaaseen ja/tai Asiakkaan edustajiin (mukaan lukien asiakassuhteen hallinta, markkinointitoimet, markkinointi- ja viestintäasetusten hallinta sekä kyselyt);
• hyödyntää tietoja osana KONEen due diligence- sekä ”tunne asiakkaasi” (know your customer, KYC) -prosesseja; ja
• täyttää sopimusvelvoitteensa KONEen liiketoiminnan sidosryhmiä kohtaan.

KONE voi lisäksi olla velvollinen keräämään ja käsittelemään tiettyjä henkilötietoja sovellettavan paikallisen lainsäädännön perusteella. Mikäli henkilötietojen käsittely edellyttää sovellettavan lain mukaan suostumustasi, KONE pyytää suostumuksesi erikseen.

Henkilötietoja voidaan siirtää Asiakasportaalista KONEen muihin asiakkuudenhallinta- ja asiakaspalvelutyökaluihin KONEen liiketoiminnan ja asiakassuhteen hoitamisen tukemiseksi.

Jos et halua antaa edellä kohdassa 3 lueteltuja henkilötietoja tai jos myöhemmin pyydät henkilötietojesi poistamista, et välttämättä voi käyttää Asiakasportaalia. Tällöin sinun tulee myös poistaa Asiakasportaali kaikilta laitteilta, joille olet asentanut Asiakasportaalin.

Lisätietoja henkilötietojen käsittelystä on saatavilla KONEen globaalista tietosuojaselosteesta osoitteessa https://www.kone.com/fi/tietosuojaseloste.aspx.

Henkilötiedot saadaan suoraan sinulta tai kerätään käyttäessäsi Asiakasportaalia. Henkilötietoja voidaan saada myös Asiakkaalta KONEen ja Asiakkaan välisen asiakassuhteen kautta.

Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeen niitä tarkoituksia varten, joita varten ne on kerätty. KONE määrittää säilytysajat seuraavien kriteerien perusteella: (i) sinun tai Asiakkaan kanssa olevan asiakassuhteen kesto; sekä (ii) onko KONEella lakisääteinen velvoite tai muu perusteltu syy tietojen säilyttämiselle. Säilytysajan päätyttyä henkilötiedot poistetaan tai anonymisoidaan asianmukaisesti.

Lisätietoja Asiakasportaalissa käytettävistä evästeistä on esitetty alla kohdassa 6.

KONE voi ajoittain tallentaa tietokoneellesi tai mobiililaitteellesi tietoja, joita kutsutaan yleisesti evästeiksi. Tässä Tietosuojaselosteessa ”evästeillä” tarkoitetaan myös muita vastaavia tekniikoita, jotka keräävät ja tallentavat tietoja selaimeesi tai laitteeseesi. Olemme luokitelleet Asiakasportaalissa käyttämämme evästeet seuraaviin kategorioihin:

• Välttämättömät evästeet: evästeet, jotka ovat välttämättömiä Asiakasportaalin toiminnan ja keskeisten ominaisuuksien mahdollistamiseksi.
• Analytiikkaevästeet: evästeet, joiden avulla voimme mitata ja analysoida Asiakasportaalin käyttöä sekä parantaa palvelun toimivuutta ja suorituskykyä.
• Kohdennusevästeet: evästeet, jotka markkinointikumppanimme voivat asettaa, jotta voimme näyttää sinulle mahdollisimman olennaista sisältöä ja mainontaa.

Välttämättömät evästeet ovat aina käytössä, eikä KONE pyydä suostumustasi niiden asettamiseen. Muiden evästeiden osalta KONE pyytää suostumuksesi Asiakasportaaliin saapuessasi evästebannerin kautta.

KONE käyttää sekä määräajan säilyviä evästeitä (tyypillisesti enintään 364 päivää) että istuntoevästeitä, jotka poistuvat, kun selausistuntosi päättyy.

Lisätietoja välttämättömistä, analytiikka- ja kohdennusevästeistä sekä yksityiskohtainen luettelo Asiakasportaalissa käytettävistä evästeistä (mukaan lukien niiden tarkoitukset, säilytysajat ja tyypit) ovat saatavilla Asiakasportaalin evästebannerissa.

Voit hallita evästeasetuksiasi ja peruuttaa antamasi suostumuksen selaimesi asetuksissa ja/tai Asiakasportaalin evästebannerin kautta. Huomaa, että evästeiden estäminen tai poistaminen käytöstä voi vaikuttaa Asiakasportaalin toimivuuteen ja käyttökokemukseesi sekä estää tiettyjen toimintojen tai palveluiden käytön Asiakasportaalissa.

Teknisten ja käytännön vaatimusten vuoksi osaa henkilötiedoista voidaan käsitellä myös EU:n/ETA-alueen ulkopuolella, esimerkiksi muiden KONE-yhtiöiden tai KONEen palveluntarjoajien (alihankkijoiden) toimesta. Mikäli henkilötietoja siirretään EU:n/ETA-alueen ulkopuolelle, KONE varmistaa, että siirrolle on laillinen peruste. Voit saada lisätietoja henkilötietojen siirroista ottamalla yhteyttä KONEeseen (katso yhteystiedot yllä olevasta kohdasta 2).

Sovellettavasta paikallisesta lainsäädännöstä riippuen sinulla voi olla oikeus käyttää seuraavia rekisteröidyn oikeuksia:

• vastustaa henkilötietojen käsittelyä yksilölliseen erityistilanteeseen perustuen;
• pyytää henkilötietojesi oikaisemista tai poistamista;
• vastustaa henkilötietojesi käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin; ja
• tehdä valituksen toimivaltaiselle tietosuojaviranomaiselle, jos sinulla on huolenaiheita sovellettavan tietosuojalainsäädännön noudattamisesta.

Jos henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseesi, voit peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa ottamalla yhteyttä KONEeseen (katso yhteystiedot yllä olevasta kohdasta 2). Huomaa, että siltä osin kuin henkilötietojen käsittely on tarpeen palveluiden ja tuotteiden tarjoamiseksi, suostumuksen peruuttaminen voi johtaa siihen, ettei KONE voi tarjota sinulle tiettyjä palveluita ja/tai tuotteita.

KONE voi kieltäytyä toteuttamasta pyyntöäsi tai periä pyynnön toteuttamisesta kohtuullisen maksun, jos pyyntö on ilmeisen perusteeton tai kohtuuton taikka jos KONEella on muu laillinen peruste kieltäytyä pyynnöstä.