Tietosuojaseloste

KONE Oyj ja sen työntekijät, yhteistyökumppanit, tytäryhtiöt ja sidosyritykset (“KONE” tai ”me”) ovat sitoutuneet suojaamaan yksityisyyttäsi ja henkilötietojasi. KONE noudattaa henkilötietojesi käsittelyssä kansainvälisiä ja eurooppalaisia tietosuojaperiaatteita sekä sovellettavaa tietosuojalainsäädäntöä (mukaan lukien EU:n yleinen tietosuoja-asetus, sovellettavuuden mukaan).

Tämän tietosuojaselosteen ("Tietosuojaseloste") tarkoitus on tarjota tietoa siitä, miten KONE käsittelee henkilötietojasi, kun toimit asiakkaamme, toimittajamme tai alihankkijamme edustajana, yhteyshenkilönä tai muuna sidosryhmän edustajana, tai kun käytät verkkosivujamme tai muita internetpalvelujamme. Tässä Tietosuojaelosteessa kerrotaan muun muassa:

• mitä henkilötietoja käsittelemme
• mihin tarkoituksiin ja millä oikeusperusteilla käsittelemme henkilötietojasi
• mistä keräämme henkilötietojasi
• kuinka kauan säilytämme henkilötietojasi
• kenelle voimme luovuttaa henkilötietojasi
• mihin maihin voimme siirtää henkilötietojasi ja millä suojatoimilla
• mitä oikeuksia ja vaihtoehtoja sinulla on henkilötietojesi käsittelyyn liittyen

Tämä Tietosuojaseloste on jaettu osioihin, jotka tarjoavat yksilöityä tietoa riippuen siitä, millainen suhde sinulla on KONEeseen sekä yleistä tietoa, joka koskee kaikkia edellä mainittuja henklöryhmiä:

1. Tietosuojaselosteen tarkoitus
2. Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot
3. Verkkosivujen ja internetpalveluiden loppukäyttäjien tiedot
4. Asiakastiedot
5. Toimittaja- ja alihankkijatiedot
6. Henkilötietojen vastaanottajat ja kansainväliset siirrot
7. Sinun oikeutesi
8. Päivitykset tähän Tietosuojaselosteeseen

Tätä Tietosuojaselostetta voidaan täydentää palvelu- tai ratkaisukohtaisilla tietosuojaselosteilla ja paikallisilla lisädokumentaatioilla. Lisäksi rekisteröidyn oikeudet voivat vaihdella maittain sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaan. Tässä selosteessa kuvataan Euroopan unionin tietosuojalainsäädännön mukaiset yksilön oikeudet.

Rekisterinpitäjänä toimii paikallinen KONE-konserniin paikallinen yhtiö, jonka kanssa olet ollut tai olet yhteydessä tai johon sinulla on muuten läheisin suhde.

Monet KONEeen käyttämät työkalut ja prosessit ovat globaaleja, ja KONE Oyj tarjoaa ne keskitetysti KONEen paikallisten organisaatioiden käyttöön. Näissä globaaleissa työkaluissa ja prosesseissa henkilötietoja käsittelevät yhdessä KONE-konsernin paikallinen yritys ja KONE Oyj.

Voit ottaa yhteyttä KONEeseen kaikissa tietosuojaan liittyvissä asioissa seuraavien yhteystietojen avulla:

KONE Oyj

Keilasatama 3, 02150 Espoo
Puhelin: +358 204 751
Yhteyshenkilö: globaali lakiosasto, personaldatarequest@kone.com

Kaikki rekisteröityjen henkilöiden oikeuksien käyttämiseen liittyvät pyynnöt voidaan lähettää KONEelle yhteydenottolomakkeella, joka on kone.com-verkkosivulla https://www.kone.com/en/contact.aspx (valitse vaihtoehto “Personal Data Enquiry”).

Tämä osio sisältää yleiset tiedot siitä, miten KONE käsittelee henkilötietojasi liittyen tähän verkkosivustoon ja KONEen muihin internetpalveluihin (“Sivusto”), joita käytät tai joilla vierailet.

Lue tämä Tietosuojaseloste huolellisesti, jos aiot selata tai muulla tavalla käyttää Sivustoa. Jos et hyväksy tämän Tietosuojaselosteen ehtoja, sinun on poistuttava Sivustolta. Henkilötietojen antaminen Sivustolla on vapaaehtoista, mutta jos päätät olla antamatta tietojasi, emme välttämättä voi tarjota sinulle kaikkia palveluitamme.

Ethän anna meille toisen henkilön henkilötietoja, ellei sinulla ole siihen asianmukaista valtuutusta ja oikeutta sallia meitä käyttämään näitä tietoja tässä Tietosuojaselosteessa kuvatulla tavalla.

3.1Kerättävät henkilötiedot

Yleensä voit käydä Sivustolla antamatta henkilötietojasi. Sivusto jakautuu teknisesti eri osiin, joista joihinkin saatetaan tarvita enemmän henkilötietoja kuin toisiin, ja joitain osia taas voidaan käyttää ilman henkilötietojen käsittelyä.

Kun käyt Sivustolla, tietokoneesi lähettää tiettyjä teknisiä ja muita tietoja automaattisesti meille (IP-osoitteen, selaintyypin ja käynnin lähteen). Keräämme tietoa Sivuston käytöstäsi myös evästeiden avulla. Lisätietoja tästä löytyy alempana tämän Tietosuojaselosteen kohdassa 3.4 (Evästeet).

Tietyissä Sivuston osissa sinua saatetaan pyytää antamaan henkilötietoja ja/tai rekisteröitymään, jotta voit käyttää halumaasi palvelua. Kun rekisteröidyt Sivustolle tai saat muulla tavoin käyttöösi tunnuksen tiliesi käyttöä varten, sinulta saatetaan pyytää tiettyjä tietoja.

3.2Käsittelyn tarkoitus ja oikeudelliset perusteet

Kun KONE käsittelee Sivuston kautta kerättyjä henkilötietoja, sen tarkoituksena on

• varmistaa Sivuston käytön tehokkuus ja turvallisuus
• kehittää Sivuston laatua ja palveluvalikoimaa.
• tarjota mukautettuja palveluita ja sisältöä (mukaan lukien markkinointia) tunnistamalla henkilökohtaiset tarpeesi ja kiinnostuksen kohteesi
• parantaa palveluitamme sinua varten
• ottaa sinuun yhteyttä
• tehdä tutkimusta ja kerätä tilastotietoa (esimerkiksi missä Sivustomme osioissa käyttäjät käyvät ja miten kauan he viipyvät Sivustolla).

Tietojen käsittelyn oikeudelliset perusteet ovat KONEen oikeutetut edut, jotka liittyvät yllä mainittuihin tarkoituksiin. KONE pyytää suostumustasi henkilötietojen käsittelyyn, kun sovellettavat lait sitä vaativat.

3.3Henkilötietojen lähteet ja säilytysaika

Annat henkilötiedot itse tai tiedot saadaan käyttäessäsi Sivustoa.

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin se on tarpeen tarkoituksiin, joita varten ne on kerätty tai pidempään, jos siihen on muu perusteltu syy (esimerkiksi lakisääteinen velvoite). Sen jälkeen henkilötiedot poistetaan tehokkaasti tai anonymisoidaan.

Lisätietoa evästeiden säilytysajoista löytyy tämän Tietosuojaselosteen kohdasta 3.4 (Evästeet).

3.4Evästeet

Toisinaan KONE saattaa tallentaa ”evästeiksi” kutsuttuja tietoja käyttämääsi tietokoneeseen tai mobiililaitteeseen. Viitatessamme ”evästeisiin” tässä Tietosuojaselosteessa, tarkoitamme myös muita vastaavia teknologioita, jotka keräävät ja tallentavat tietoja selaimeesi.

Evästeitä käytetään Sivuston toiminnan parantamiseen, käytön seuraamiseen ja analysointiin, käyttökokemuksen tukemiseen, kohdennetun mainonnan mahdollistamiseen sekä muihin vastaaviin tarkoituksiin. Olemme luokitelleet Sivustolla käytettävien evästeiden tarkoitukset seuraaviin kategorioihin:

• Välttämättömät evästeet, jotka ovat tarpeellisia Sivuston toimimiseksi tarkoitetulla tavalla.
• Analytiikkaevästeet, joiden avulla voimme laskea kävijämääriä ja liikenteen lähteitä Sivuston suorituskyvyn mittaamiseksi ja parantamiseksi.
• Kohdennetut evästeet, joita asettavat markkinointikumppanimme näyttääkseen sinulle kiinnostavaa mainossisältöä.

”Välttämättömät evästeet” ovat aina käytössä, eikä niiden tallentamiseen pyydetä suostumustasi. Muiden evästeiden osalta pyydämme suostumuksesi, kun vierailet Sivustolla.

Käytämme evästeitä, jotka tallennetaan määräajaksi (tyypillisesti enintään 364 päiväksi) sekä istuntokohtaisia evästeitä, jotka säilyvät vain selainistunnon ajan.

Lisätietoa evästeistä sekä yksityiskohtainen lista käytetyistä evästeistä, niiden tarkoituksista, voimassaoloajoista ja tyypeistä löytyy Sivuston evästebannerista.

Voit aina poistaa evästeet käytöstä tai hallita evästeasetuksiasi selaimesi asetuksista tai Sivuston ”Muokkaa evästeasetuksia” -toiminnolla. Huomioithan, että evästeiden käytöstä poistaminen voi vaikuttaa Sivuston käyttökokemukseen ja estää joidenkin palveluiden toiminnan.

Monien muiden yritysten tavoin KONE kerää henkilötietoja asiakkaidemme, potentiaalisten asiakkaidemme sekä muiden yritysten edustajista, joiden kanssa meillä on liiketoimintasuhde tai joiden kanssa pyrimme sellaiseen.

KONE voi myös kerätä henkilötietoja KONEen asiakkaiden asiakkaista tai loppukäyttäjistä, jotka ottavat yhteyttä KONEeseen liittyen hisseihin, liukuportaisiin tai muihin KONEen kunnossapidon piirissä oleviin laitteisiin, sekä ulkoisista sidosryhmistä, joihin KONE on kiinnostunut ottamaan yhteyttä kertoakseen yleisesti KONEesta ja sen liiketoiminnasta (esimerkiksi median edustajista ja talousvaikuttajista).

Tässä osiossa kerrotaan, miten KONE käsittelee edellä mainittujen henkilöiden henkilötietoja (jäljempänä yhdessä ”asiakkaat”).

4.1Kerättävät henkilötiedot

Seuraavia tietoja kerätään ja käsitellään tarpeen mukaan asiakkaista:

• nimi
• titteli
• sähköpostiosoite
• puhelinnumero
• faksinumero
• osoite
• kieli
• markkinointi- ja viestintäasetukset
• yhteydenpito asiakaspalvelumme kanssa
• asiakaspalveluun tai hätäpuhelimeen soitetut puhelut ja niihin liittyvät puhelutiedot, kuten puhelinnumero, aikaleimat, puheluprosessin tiedot (esim. soittajan tunniste (CLI), puhelun kesto, jonotusaika, vastausaika, keskeytymäärät ja vastaavat tiedot)
• kyselyihin annetut vastaukset ja tulokset, jos olet osallistunut kyselyyn
• vahinkotapahtumiin ja vaateisiin liittyvät tiedot
• mahdolliset muut liikesuhteen kannalta olennaiset tiedot.

Tällaisia henkilökohtaisia tietoja kutsutaan myöhemmin tämän Tietosuojaselosteen osiossa 4 henkilötiedoiksi.

4.2 Käsittelyn tarkoitus ja oikeudelliset perusteet

KONE käsittelee henkilötietoja tarjotakseen tuotteita ja palveluita, tukeakseen, hallinnoidakseen ja kehittääkseen KONEen liiketoimintaa, myyntitarkoituksiin, hallitakseen toimituksia, kunnossapitopalveluita ja laskutusta, pitääkseen yhteyttä asiakkaisiin sopimusten hallintaa ja markkinointia varten sekä muuten ylläpitääkseen asiakassuhdetta. KONE saattaa käyttää henkilötietoja myös käsitelläkseen vahinkotapahtumia ja vaateita sekä tarjotakseen asiakkaille heidän pyytämäänsä apua. Lisäksi KONE voi käsitellä henkilötietoja asiakkaisiin liittyvien tuntemisvelvollisuuksien toteuttamiseksi esimerkiksi lakisääteisten velvoitteiden noudattamisen ja riskienhallinnan tarkoituksiin.

KONE saattaa ottaa yhteyttä rekisteröityihin suorittaakseen kyselyitä, kuten asiakastyytyväisyystutkimuksia.

Henkilötietojen käsittely on usein tarpeellista, jotta voimme noudattaa asiakasyritysten kanssa solmittuja sopimuksia. Lisäksi henkilötietojen käsittely on tarpeen, kun KONE pyrkii edistämään oikeutettuja etujaan tavanomaisessa liiketoiminnassa, kuten markkinoinnissa, myynnin hallinnassa, vaateiden hoitamisessa, riskienhallinnassa sekä loppukäyttäjien tukemisessa. KONEella voi myös olla paikallisen lainsäädännön mukaisia velvoitteita kerätä tiettyjä henkilötietoja. KONE pyytää suostumustasi henkilökäsittelyyn, kun sovellettavat lait sitä vaativat.

4.3 Henkilötietojen lähteet ja säilytysaika

Henkilötiedot on saatu joko sinulta asiakkaanamme tai käytettyäsi KONEen tuotteita ja palveluita. Henkilötiedot voivat myös olla peräisin KONEen edustajilta, ja ne voivat perustua heidän liiketoimiinsa kanssasi. Tietyissä tapauksissa KONE voi kerätä henkilötietoja julkisista rekistereistä ja muista luotettavista ulkoisista lähteistä.

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin: i) niitä tarvitaan siihen tarkoitukseen, johon ne on kerätty (esim. sopimus tai liiketoimintasuhteen voimassaolon); ii) sovellettava lainsäädäntö tai lakisääteinen säilytysaika (esim. kirjanpito- tai verolainsäädäntö) sitä edellyttää; iii) vaateiden vanhentumisaika on voimassa; ja/tai iv) muu perusteltu syy edellyttää tietojen säilyttämistä. Kun henkilötietoja ei enää tarvita, ne poistetaan tai anonymisoidaan.

KONE käyttää ratkaisuja ja tietokantatekniikkaa hallitessaan KONEen toimittajien ja alihankkijoiden edustajien ja työntekijöiden (yhdessä ”toimittajat”) tietoja. Tämän Tietosuojaselosteen osio 5 sisältää lisätietoa KONEen tavasta käsitellä henkilötietoja, jotka liittyvät hankinta- ja ostotoimintoihin.

Jos olet KONEen ulkopuolinen työntekijä (esim. konsultti), henkilötietojesi käsittelystä kerrotaan erillisessä sinulle toimitetussa tietosuojaselosteessa.

5.1 Kerättävät henkilötiedot

Seuraavia tietoja kerätään ja käsitellään sinusta toimittajana:

• nimi
• titteli
• sähköpostiosoite
• puhelinnumero
• osoite
• laskutustiedot
• syntymäaika
• asuinpaikka
• mahdolliset muut liikesuhteen kannalta olennaiset tiedot
• alihankkijoiden työntekijöiden osalta voidaan kerätä ja käsitellä seuraavia tietoja: nimi, syntymäaika, yhteystiedot, työsuhdetiedot, työntekijän esihenkilön yhteystiedot, koulutukset, pätevyydet ja sertifikaatit sekä muut henkilötiedot, joita KONE tai KONEen asiakkaat edellyttävät asianmukaisen kulunvalvonnan ja työturvallisuuden varmistamiseksi työmailla. KONE voi myös käsitellä alihankkijoiden työntekijöihin liittyviä vahinkotapaus- tai onnettomuustietoja.

Tällaisia henkilökohtaisia tietoja kutsutaan myöhemmin tämän Tietosuojaselosteen osiossa 5 ”henkilötiedoiksi”.

5.2 Käsittelyn tarkoitus ja oikeudelliset perusteet

KONE käsittelee toimittajien henkilötietoja helpottaakseen KONEen hankintoja, ostoja, laskutusta ja sopimusten hallintaa. KONE saattaa käyttää tietoja myös vaateiden ratkaisemisessa, vahinkotapahtumien hallinnassa ja toimittajan tuntemisvelvollisuuden täyttämisessä, lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseksi, riskienhallintatarkoituksiin sekä auditointeihin.

KONE voi käyttää yhteystietoja toimitussuhteeseen liittyvään yleiseen viestintään ja hallintaan, kuten lähettääkseen tärkeitä ilmoituksia KONEen toiminnasta ja tulevista tapahtumista.

KONEen on tarpeen käsitellä henkilötietoja, jotta se noudattaa hankintasopimusta ja/tai koska se pyrkii edistämään oikeutettuja etujaan tavanomaisessa liiketoiminnassa. Paikalliset lait voivat myös velvoittaa KONEtta keräämään tiettyjä tietoja toimittajista sekä niiden työntekijöistä ja edustajista. Tällaiset velvoitteet voivat liittyä esimerkiksi turvallisuusvaatimuksiin, verotukseen ja vakuutuksiin sekä ulkoistetuissa töissä urakoitsijan

muihin lakisääteisiin velvoitteisiin ja sitoumuksiin. KONE pyytää rekisteröidyn suostumusta henkilökäsittelyyn, kun sovellettavat lait sitä vaativat.

5.3 Henkilötietojen lähteet ja säilytysaika

Henkilötiedot on saatu joko toimittajien antamina tai heidän ja KONEen liikesuhteen yhteydessä. Tietyissä tapauksissa KONE voi kerätä henkilötietoja julkisista rekistereistä ja muista luotettavista ulkoisista lähteistä.

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin: i) niitä tarvitaan siihen tarkoitukseen, johon ne on kerätty (esim. sopimus tai liiketoimintasuhteen voimassaolon); ii) sovellettava lainsäädäntö tai lakisääteinen säilytysaika (esim. kirjanpito- tai verolainsäädäntö) sitä edellyttää; iii) vaateiden vanhentumisaika on voimassa; ja/tai iv) muu perusteltu syy edellyttää tietojen säilyttämistä. Sen jälkeen, kun henkilötietoja ei tarvita, ne poistetaan tai anonymisoidaan.

Voimme jakaa henkilötietojasi seuraaville tahoille siinä määrin kuin se on tarpeen edellä kuvattuja tarkoituksia varten ja aina sovellettavan lainsäädännön sallimissa rajoissa:

• KONE-konsernin yhtiöille
• Viranomaisille esimerkiksi oikeudenkäyntien yhteydessä tai lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi
• Alihankkijoille ja palveluntarjoajille, jotka käsittelevät henkilötietoja puolestamme toimeksiannostamme ja ohjeidemme mukaisesti. KONE varmistaa, että tällaiset palveluntarjoajat ovat sitoutuneet kirjalliseen tietojenkäsittelysopimukseen, joka sisältää riittävät tietosuojan ja luottamuksellisuuden vaatimukset. Näihin palveluntarjoajiin voi kuulua esimerkiksi verkkosivujen ylläpitäjiä, data-analytiikan, IT-infrastruktuurin, markkinoinnin, asiakaspalvelun, auditoinnin ja muiden palveluiden tarjoajia.
• Muille tahoille yritysjärjestelyiden yhteydessä
• Muille tahoille sovellettavan lainsäädännön mukaisesti tai sen sallimissa rajoissa tai suostumuksesi perusteella (esimerkiksi tietyn palvelun yhteydessä annettu suostumus)

Teknisistä ja käytännön syistä henkilötietoja voidaan käsitellä myös EU-/ETA-alueen ulkopuolella. Kun KONE siirtää henkilötietoja EU-/ETA-alueen ulkopuolelle, KONE varmistaa, että siirrolle on laillinen peruste, esimerkiksi EU:n komission hyväksymät vakiosopimuslausekkeet (saatavilla täältä) tai komission tekemä riittävyyspäätös. Lisäksi varmistamme sopimuksin, että alihankkijat ja palveluntarjoajat siirtävät henkilötietoja EU-/ETA-alueen ulkopuolelle vain KONEen luvalla ja vain, kun siirrolle on riittävä oikeudellinen peruste.

Rekisteröitynä sinulla on tiettyjä oikeuksia henkilötietoihisi liittyen.

Voit ottaa yhteyttä KONEeseen ja käyttää seuraavia oikeuksiasi:

• Oikeus saada pääsy tietoihin: Voit pyytää vahvistusta siitä, käsitteleekö KONE henkilötietojasi, ja saada kopion henkilötiedoistasi.
• Oikeus tietojen oikaisemiseen: Voit pyytää meitä korjaamaan puutteelliset, virheelliset tai vanhentuneet henkilötiedot.
• Oikeus tulla unohdetuksi: Voit pyytää henkilötietojesi poistamista tietyissä tilanteissa, esimerkiksi jos katsot tiedot tarpeettomiksi edellä kuvattuihin tarkoituksiin, peruutat antamasi suostumuksen, katsot käsittelyn olevan lainvastainen tai vastustat tietojesi käyttöä suoramarkkinointiin.
• Oikeus peruuttaa suostumus: Jos henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseesi, sinulla on oikeus peruuttaa antamasi suostumus milloin tahansa.
• Oikeus vastustaa käsittelyä: Jos käsittely perustuu KONEen oikeutettuun etuun, voit vastustaa käsittelyä yksilölliseen erityistilanteeseen perustuen. Tämän oikeuden käyttämiseksi sinun tulee kuvata erityistilanne vastustamista koskevassa pyynnössä. Sinulla on aina oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin.
• Oikeus rajoittaa käsittelyä: Tietyissä olosuhteissa sinulla on oikeus vaatia henkilötietojesi käsittelyn rajoittamista.
• Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen: Jos käsittelemme henkilötietojasi suostumuksesi tai sopimuksen perusteella, voit pyytää saada tietosi jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa sekä pyytää tietojen siirtämistä toiselle rekisterinpitäjälle.

Jos haluat käyttää edellä kuvattuja oikeuksiasi tai sinulla on huolia, huomautuksia tai kysymyksiä henkilötietojesi käsittelyyn liittyen, voit milloin tahansa ottaa yhteyttä KONEeseen kohdassa 2 annettujen yhteystietojen avulla tai käyttää kone.com-verkkosivun yhteydenottolomaketta osoitteessa https://www.kone.com/fi/yhteystiedot.aspx (valitse vaihtoehto ”Henkilötietokysely”).

Huomioithan, että KONE voi evätä pyynnön tai periä kohtuullisen maksun sen toteuttamisesta, jos pyyntö on ilmeisen perusteeton tai kohtuuton, tai jos KONElla on muu oikeutettu peruste pyynnön eväämiselle. Tällaisia perusteita voivat olla esimerkiksi paikallisen lainsäädännön vaatimukset, jotka estävät tietojen poistamisen, tai tarve säilyttää tietoja vaadeajan loppuun asti. KONE voi myös joutua säilyttämään tietoja sopimusvelvoitteiden täyttämiseksi.

Huomaa myös, että jos KONE toteuttaa pyyntösi estää tai poistaa henkilötietosi, KONE ei välttämättä pysty tarjoamaan palveluita, joita haluat käyttää tai joita olet aiemmin tilannut tai pyytänyt, eikä toimittamaan sisältöä, jonka haluat ladata tai vastaanottaa.

Sinulla on aina oikeus tehdä valitus paikalliselle valvontaviranomaiselle henkilötietojesi käsittelystä. EU-maiden toimivaltaiset valvontaviranomaiset ja niiden yhteystiedot löydät täältä.

KONE pyrkii kehittämään Sivustoaan, liiketoimintaansa sekä tietosuojaprosessejaan ja -työkalujaan jatkuvasti, ja pidättää oikeuden tehdä tähän Yksityisyydensuojakäytäntöön muutoksia. KONE toivoo, että käyt tämän Tietosuojaselosteen silloin tällöin läpi muutosten varalta. Sovellettavien tietosuojalakien mukaisesti KONE voi ottaa sinuun yhteyttä myös muiden käyttöliittymien kautta tai kerättyjen yhteystietojen avulla kertoakseen päivityksistä, joilla on olennaista vaikutusta sinuun rekisteröitynä henkilönä.