1. Tämän Tietosuojaselosteen tarkoitus
KONE Oyj ja sen työntekijät, yhteistyökumppanit, tytäryhtiöt ja sidosyritykset (“KONE” tai ”me”) ovat sitoutuneet suojaamaan yksityisyyttäsi ja henkilötietojasi. KONE noudattaa henkilötietojesi käsittelyssä kansainvälisiä ja eurooppalaisia tietosuojaperiaatteita sekä sovellettavaa tietosuojalainsäädäntöä (mukaan lukien EU:n yleinen tietosuoja-asetus, sovellettavuuden mukaan).
Tämän tietosuojaselosteen ("Tietosuojaseloste") tarkoitus on tarjota tietoa siitä, miten KONE käsittelee henkilötietojasi, kun toimit asiakkaamme, toimittajamme tai alihankkijamme edustajana, yhteyshenkilönä tai muuna sidosryhmän edustajana, tai kun käytät verkkosivujamme tai muita internetpalvelujamme. Tässä Tietosuojaelosteessa kerrotaan muun muassa:
Tämä Tietosuojaseloste on jaettu osioihin, jotka tarjoavat yksilöityä tietoa riippuen siitä, millainen suhde sinulla on KONEeseen sekä yleistä tietoa, joka koskee kaikkia edellä mainittuja henklöryhmiä:
Tätä Tietosuojaselostetta voidaan täydentää palvelu- tai ratkaisukohtaisilla tietosuojaselosteilla ja paikallisilla lisädokumentaatioilla. Lisäksi rekisteröidyn oikeudet voivat vaihdella maittain sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaan. Tässä selosteessa kuvataan Euroopan unionin tietosuojalainsäädännön mukaiset yksilön oikeudet.
2. Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot
Rekisterinpitäjänä toimii paikallinen KONE-konserniin paikallinen yhtiö, jonka kanssa olet ollut tai olet yhteydessä tai johon sinulla on muuten läheisin suhde.
Monet KONEeen käyttämät työkalut ja prosessit ovat globaaleja, ja KONE Oyj tarjoaa ne keskitetysti KONEen paikallisten organisaatioiden käyttöön. Näissä globaaleissa työkaluissa ja prosesseissa henkilötietoja käsittelevät yhdessä KONE-konsernin paikallinen yritys ja KONE Oyj.
Voit ottaa yhteyttä KONEeseen kaikissa tietosuojaan liittyvissä asioissa seuraavien yhteystietojen avulla:
KONE Oyj
Keilasatama 3, 02150 Espoo
Puhelin: +358 204 751
Yhteyshenkilö: globaali lakiosasto, personaldatarequest@kone.com
Kaikki rekisteröityjen henkilöiden oikeuksien käyttämiseen liittyvät pyynnöt voidaan lähettää KONEelle yhteydenottolomakkeella, joka on kone.com-verkkosivulla (valitse vaihtoehto “Personal Data Enquiry”).
3. Verkkosivujen ja internetpalveluiden loppukäyttäjien tiedot
Tämä osio sisältää yleiset tiedot siitä, miten KONE käsittelee henkilötietojasi liittyen tähän verkkosivustoon ja KONEen muihin internetpalveluihin (“Sivusto”), joita käytät tai joilla vierailet.
Lue tämä Tietosuojaseloste huolellisesti, jos aiot selata tai muulla tavalla käyttää Sivustoa. Jos et hyväksy tämän Tietosuojaselosteen ehtoja, sinun on poistuttava Sivustolta. Henkilötietojen antaminen Sivustolla on vapaaehtoista, mutta jos päätät olla antamatta tietojasi, emme välttämättä voi tarjota sinulle kaikkia palveluitamme.
Ethän anna meille toisen henkilön henkilötietoja, ellei sinulla ole siihen asianmukaista valtuutusta ja oikeutta sallia meitä käyttämään näitä tietoja tässä Tietosuojaselosteessa kuvatulla tavalla.
3.1 Kerättävät henkilötiedot
Yleensä voit käydä Sivustolla antamatta henkilötietojasi. Sivusto jakautuu teknisesti eri osiin, joista joihinkin saatetaan tarvita enemmän henkilötietoja kuin toisiin, ja joitain osia taas voidaan käyttää ilman henkilötietojen käsittelyä.
Kun käyt Sivustolla, tietokoneesi lähettää tiettyjä teknisiä ja muita tietoja automaattisesti meille (IP-osoitteen, selaintyypin ja käynnin lähteen). Keräämme tietoa Sivuston käytöstäsi myös evästeiden avulla. Lisätietoja tästä löytyy alempana tämän Tietosuojaselosteen kohdassa 3.4 (Evästeet).
Tietyissä Sivuston osissa sinua saatetaan pyytää antamaan henkilötietoja ja/tai rekisteröitymään, jotta voit käyttää halumaasi palvelua. Kun rekisteröidyt Sivustolle tai saat muulla tavoin käyttöösi tunnuksen tiliesi käyttöä varten, sinulta saatetaan pyytää tiettyjä tietoja.
3.2 Käsittelyn tarkoitus ja oikeudelliset perusteet
Kun KONE käsittelee Sivuston kautta kerättyjä henkilötietoja, sen tarkoituksena on
Tietojen käsittelyn oikeudelliset perusteet ovat KONEen oikeutetut edut, jotka liittyvät yllä mainittuihin tarkoituksiin. KONE pyytää suostumustasi henkilötietojen käsittelyyn, kun sovellettavat lait sitä vaativat.
3.3 Henkilötietojen lähteet ja säilytysaika
Annat henkilötiedot itse tai tiedot saadaan käyttäessäsi Sivustoa.
Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin se on tarpeen tarkoituksiin, joita varten ne on kerätty tai pidempään, jos siihen on muu perusteltu syy (esimerkiksi lakisääteinen velvoite). Sen jälkeen henkilötiedot poistetaan tehokkaasti tai anonymisoidaan.
Lisätietoa evästeiden säilytysajoista löytyy tämän Tietosuojaselosteen kohdasta 3.4 (Evästeet).
3.4 Evästeet
Toisinaan KONE saattaa tallentaa ”evästeiksi” kutsuttuja tietoja käyttämääsi tietokoneeseen tai mobiililaitteeseen. Viitatessamme ”evästeisiin” tässä Tietosuojaselosteessa, tarkoitamme myös muita vastaavia teknologioita, jotka keräävät ja tallentavat tietoja selaimeesi.
Evästeitä käytetään Sivuston toiminnan parantamiseen, käytön seuraamiseen ja analysointiin, käyttökokemuksen tukemiseen, kohdennetun mainonnan mahdollistamiseen sekä muihin vastaaviin tarkoituksiin. Olemme luokitelleet Sivustolla käytettävien evästeiden tarkoitukset seuraaviin kategorioihin:
”Välttämättömät evästeet” ovat aina käytössä, eikä niiden tallentamiseen pyydetä suostumustasi. Muiden evästeiden osalta pyydämme suostumuksesi, kun vierailet Sivustolla.
Käytämme evästeitä, jotka tallennetaan määräajaksi (tyypillisesti enintään 364 päiväksi) sekä istuntokohtaisia evästeitä, jotka säilyvät vain selainistunnon ajan.
Lisätietoa evästeistä sekä yksityiskohtainen lista käytetyistä evästeistä, niiden tarkoituksista, voimassaoloajoista ja tyypeistä löytyy Sivuston evästebannerista.
Voit aina poistaa evästeet käytöstä tai hallita evästeasetuksiasi selaimesi asetuksista tai Sivuston ”Muokkaa evästeasetuksia” -toiminnolla. Huomioithan, että evästeiden käytöstä poistaminen voi vaikuttaa Sivuston käyttökokemukseen ja estää joidenkin palveluiden toiminnan.
4. Asiakkaiden tiedot
Monien muiden yritysten tavoin KONE kerää henkilötietoja asiakkaidemme, potentiaalisten asiakkaidemme sekä muiden yritysten edustajista, joiden kanssa meillä on liiketoimintasuhde tai joiden kanssa pyrimme sellaiseen.
KONE voi myös kerätä henkilötietoja KONEen asiakkaiden asiakkaista tai loppukäyttäjistä, jotka ottavat yhteyttä KONEeseen liittyen hisseihin, liukuportaisiin tai muihin KONEen kunnossapidon piirissä oleviin laitteisiin, sekä ulkoisista sidosryhmistä, joihin KONE on kiinnostunut ottamaan yhteyttä kertoakseen yleisesti KONEesta ja sen liiketoiminnasta (esimerkiksi median edustajista ja talousvaikuttajista).
Tässä osiossa kerrotaan, miten KONE käsittelee edellä mainittujen henkilöiden henkilötietoja (jäljempänä yhdessä ”asiakkaat”).
4.1 Kerättävät henkilötiedot
Seuraavia tietoja kerätään ja käsitellään tarpeen mukaan asiakkaista:
Tällaisia henkilökohtaisia tietoja kutsutaan myöhemmin tämän Tietosuojaselosteen osiossa 4 henkilötiedoiksi.
4.2 Käsittelyn tarkoitus ja oikeudelliset perusteet
KONE käsittelee henkilötietoja tarjotakseen tuotteita ja palveluita, tukeakseen, hallinnoidakseen ja kehittääkseen KONEen liiketoimintaa, myyntitarkoituksiin, hallitakseen toimituksia, kunnossapitopalveluita ja laskutusta, pitääkseen yhteyttä asiakkaisiin sopimusten hallintaa ja markkinointia varten sekä muuten ylläpitääkseen asiakassuhdetta. KONE saattaa käyttää henkilötietoja myös käsitelläkseen vahinkotapahtumia ja vaateita sekä tarjotakseen asiakkaille heidän pyytämäänsä apua. Lisäksi KONE voi käsitellä henkilötietoja asiakkaisiin liittyvien tuntemisvelvollisuuksien toteuttamiseksi esimerkiksi lakisääteisten velvoitteiden noudattamisen ja riskienhallinnan tarkoituksiin.
KONE saattaa ottaa yhteyttä rekisteröityihin suorittaakseen kyselyitä, kuten asiakastyytyväisyystutkimuksia.
Henkilötietojen käsittely on usein tarpeellista, jotta voimme noudattaa asiakasyritysten kanssa solmittuja sopimuksia. Lisäksi henkilötietojen käsittely on tarpeen, kun KONE pyrkii edistämään oikeutettuja etujaan tavanomaisessa liiketoiminnassa, kuten markkinoinnissa, myynnin hallinnassa, vaateiden hoitamisessa, riskienhallinnassa sekä loppukäyttäjien tukemisessa. KONEella voi myös olla paikallisen lainsäädännön mukaisia velvoitteita kerätä tiettyjä henkilötietoja. KONE pyytää suostumustasi henkilökäsittelyyn, kun sovellettavat lait sitä vaativat.
4.3 Henkilötietojen lähteet ja säilytysaika
Henkilötiedot on saatu joko sinulta asiakkaanamme tai käytettyäsi KONEen tuotteita ja palveluita. Henkilötiedot voivat myös olla peräisin KONEen edustajilta, ja ne voivat perustua heidän liiketoimiinsa kanssasi. Tietyissä tapauksissa KONE voi kerätä henkilötietoja julkisista rekistereistä ja muista luotettavista ulkoisista lähteistä.
Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin: i) niitä tarvitaan siihen tarkoitukseen, johon ne on kerätty (esim. sopimus tai liiketoimintasuhteen voimassaolon); ii) sovellettava lainsäädäntö tai lakisääteinen säilytysaika (esim. kirjanpito- tai verolainsäädäntö) sitä edellyttää; iii) vaateiden vanhentumisaika on voimassa; ja/tai iv) muu perusteltu syy edellyttää tietojen säilyttämistä. Kun henkilötietoja ei enää tarvita, ne poistetaan tai anonymisoidaan.
5. Toimittaja- ja alihankkijatiedot
KONE käyttää ratkaisuja ja tietokantatekniikkaa hallitessaan KONEen toimittajien ja alihankkijoiden edustajien ja työntekijöiden (yhdessä ”toimittajat”) tietoja. Tämän Tietosuojaselosteen osio 5 sisältää lisätietoa KONEen tavasta käsitellä henkilötietoja, jotka liittyvät hankinta- ja ostotoimintoihin.
Jos olet KONEen ulkopuolinen työntekijä (esim. konsultti), henkilötietojesi käsittelystä kerrotaan erillisessä sinulle toimitetussa tietosuojaselosteessa.
5.1 Kerättävät henkilötiedot
Seuraavia tietoja kerätään ja käsitellään sinusta toimittajana:
Tällaisia henkilökohtaisia tietoja kutsutaan myöhemmin tämän Tietosuojaselosteen osiossa 5 ”henkilötiedoiksi”.
5.2 Käsittelyn tarkoitus ja oikeudelliset perusteet
KONE käsittelee toimittajien henkilötietoja helpottaakseen KONEen hankintoja, ostoja, laskutusta ja sopimusten hallintaa. KONE saattaa käyttää tietoja myös vaateiden ratkaisemisessa, vahinkotapahtumien hallinnassa ja toimittajan tuntemisvelvollisuuden täyttämisessä, lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseksi, riskienhallintatarkoituksiin sekä auditointeihin.
KONE voi käyttää yhteystietoja toimitussuhteeseen liittyvään yleiseen viestintään ja hallintaan, kuten lähettääkseen tärkeitä ilmoituksia KONEen toiminnasta ja tulevista tapahtumista.
KONEen on tarpeen käsitellä henkilötietoja, jotta se noudattaa hankintasopimusta ja/tai koska se pyrkii edistämään oikeutettuja etujaan tavanomaisessa liiketoiminnassa. Paikalliset lait voivat myös velvoittaa KONEtta keräämään tiettyjä tietoja toimittajista sekä niiden työntekijöistä ja edustajista. Tällaiset velvoitteet voivat liittyä esimerkiksi turvallisuusvaatimuksiin, verotukseen ja vakuutuksiin sekä ulkoistetuissa töissä urakoitsijan
muihin lakisääteisiin velvoitteisiin ja sitoumuksiin. KONE pyytää rekisteröidyn suostumusta henkilökäsittelyyn, kun sovellettavat lait sitä vaativat.
5.3 Henkilötietojen lähteet ja säilytysaika
Henkilötiedot on saatu joko toimittajien antamina tai heidän ja KONEen liikesuhteen yhteydessä. Tietyissä tapauksissa KONE voi kerätä henkilötietoja julkisista rekistereistä ja muista luotettavista ulkoisista lähteistä.
Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin: i) niitä tarvitaan siihen tarkoitukseen, johon ne on kerätty (esim. sopimus tai liiketoimintasuhteen voimassaolon); ii) sovellettava lainsäädäntö tai lakisääteinen säilytysaika (esim. kirjanpito- tai verolainsäädäntö) sitä edellyttää; iii) vaateiden vanhentumisaika on voimassa; ja/tai iv) muu perusteltu syy edellyttää tietojen säilyttämistä. Sen jälkeen, kun henkilötietoja ei tarvita, ne poistetaan tai anonymisoidaan.
6. Henkilötietojen vastaanottajat ja kansainväliset siirrot
Voimme jakaa henkilötietojasi seuraaville tahoille siinä määrin kuin se on tarpeen edellä kuvattuja tarkoituksia varten ja aina sovellettavan lainsäädännön sallimissa rajoissa:
Teknisistä ja käytännön syistä henkilötietoja voidaan käsitellä myös EU-/ETA-alueen ulkopuolella. Kun KONE siirtää henkilötietoja EU-/ETA-alueen ulkopuolelle, KONE varmistaa, että siirrolle on laillinen peruste, esimerkiksi EU:n komission hyväksymät vakiosopimuslausekkeet (saatavilla täältä) tai komission tekemä riittävyyspäätös. Lisäksi varmistamme sopimuksin, että alihankkijat ja palveluntarjoajat siirtävät henkilötietoja EU-/ETA-alueen ulkopuolelle vain KONEen luvalla ja vain, kun siirrolle on riittävä oikeudellinen peruste.
7. Sinun oikeutesi
Rekisteröitynä sinulla on tiettyjä oikeuksia henkilötietoihisi liittyen.
Voit ottaa yhteyttä KONEeseen ja käyttää seuraavia oikeuksiasi:
Jos haluat käyttää edellä kuvattuja oikeuksiasi tai sinulla on huolia, huomautuksia tai kysymyksiä henkilötietojesi käsittelyyn liittyen, voit milloin tahansa ottaa yhteyttä KONEeseen kohdassa 2 annettujen yhteystietojen avulla tai käyttää kone.com-verkkosivun yhteydenottolomaketta valitse vaihtoehto ”Henkilötietokysely”).
Huomioithan, että KONE voi evätä pyynnön tai periä kohtuullisen maksun sen toteuttamisesta, jos pyyntö on ilmeisen perusteeton tai kohtuuton, tai jos KONElla on muu oikeutettu peruste pyynnön eväämiselle. Tällaisia perusteita voivat olla esimerkiksi paikallisen lainsäädännön vaatimukset, jotka estävät tietojen poistamisen, tai tarve säilyttää tietoja vaadeajan loppuun asti. KONE voi myös joutua säilyttämään tietoja sopimusvelvoitteiden täyttämiseksi.
Huomaa myös, että jos KONE toteuttaa pyyntösi estää tai poistaa henkilötietosi, KONE ei välttämättä pysty tarjoamaan palveluita, joita haluat käyttää tai joita olet aiemmin tilannut tai pyytänyt, eikä toimittamaan sisältöä, jonka haluat ladata tai vastaanottaa.
Sinulla on aina oikeus tehdä valitus paikalliselle valvontaviranomaiselle henkilötietojesi käsittelystä. EU-maiden toimivaltaiset valvontaviranomaiset ja niiden yhteystiedot löydät täältä.
8. Päivitykset tähän Tietosuojaselosteeseen
KONE pyrkii kehittämään Sivustoaan, liiketoimintaansa sekä tietosuojaprosessejaan ja -työkalujaan jatkuvasti, ja pidättää oikeuden tehdä tähän Yksityisyydensuojakäytäntöön muutoksia. KONE toivoo, että käyt tämän Tietosuojaselosteen silloin tällöin läpi muutosten varalta. Sovellettavien tietosuojalakien mukaisesti KONE voi ottaa sinuun yhteyttä myös muiden käyttöliittymien kautta tai kerättyjen yhteystietojen avulla kertoakseen päivityksistä, joilla on olennaista vaikutusta sinuun rekisteröitynä henkilönä.
Lue lisää myKONE-tietosuojaselosteesta täältä.